Как читать тендерную воронку от заявки до оплаты

По сумме поданных заявок нельзя понять, сколько заказов получила компания. Часть предложений ещё ждёт решения, другие уже завершились контрактами или проигрышем. А по заключённым контрактам работа идёт дальше: нужно исполнить обязательства, пройти приёмку и получить оплату. Если свести эти сведения в одну денежную колонку, в итог несколько раз попадут части одних и тех же заказов.

Поэтому я предлагаю сначала договориться о смысле показателей. Что мы называем суммой заявок? Когда считаем заказ полученным? Как показываем выполненную, но ещё не принятую работу? Ответы нужны, чтобы руководитель мог пользоваться отчётом без дополнительных объяснений его составителя.

Какую сумму компания заявила

Начальная цена закупки, предложение участника и цена контракта могут различаться. В отчёте о поданных заявках следует сохранять сумму, которую предложила компания. После заключения контракта рядом появится его цена. Если в ходе процедуры предложение менялось, предыдущие значения сохраняют: иначе позднее будет трудно объяснить разницу между первоначальным расчётом и полученным заказом.

Формулировка «подано предложений на такую-то сумму» показывает объём участия. Из неё ещё не следует, что компания получила заказы на эти деньги. Даже в предварительном прогнозе следует указывать, какую часть составляют неподтверждённые ожидания. Иначе руководитель может принять весь объём за работу, которая у компании уже есть.

Лоты с независимыми результатами учитывают отдельно. При этом уточнение цены по тому же предмету не создаёт новую возможность получения заказа. Иначе обычное обновление предложения увеличит отчётную воронку.

Как определить текущий статус

До получения контракта заявка проходит несколько этапов: компания рассматривает участие, готовит предложение, подаёт его и ждёт результата. Затем может наступить ожидание заключения контракта. Процедуры, завершившиеся без него, закрывают с указанием исхода. Названия этапов компания выбирает сама, но сотрудники должны понимать их одинаково.

Статус меняют по подтверждённому событию. Заявка подана, результат процедуры получен, контракт заключён – у каждой отметки должно быть своё основание. Уверенность менеджера в победе можно оставить в комментарии. Пока результат неизвестен, такая уверенность не переводит заявку на следующий этап.

У одной возможности на выбранную дату должен быть один текущий статус. Историю переходов сохраняют, но при распределении по текущим статусам один заказ не должен одновременно числиться среди поданных заявок и ожидаемых контрактов. Для частичных результатов определяют, как разделять позиции, сохраняя связь с исходной закупкой.

К статусу добавляют дату последнего изменения, следующее событие и ответственного за проверку. Старая запись не должна месяцами поддерживать сумму перспективных заказов только потому, что никто не уточнил её исход.

Что считать после заключения контракта

По заключённому контракту руководителю нужны сведения об исполнении. Сколько ещё предстоит сделать? На какую сумму выполнены обязательства, а на какую результат уже принят заказчиком? Сколько оплачено? Для этих сумм нужны отдельные поля в записи того же контракта. Тогда их можно сопоставить, не теряя связь с первоначальным заказом.

Выполненную часть оценивают по согласованным позициям или этапам. Доля потраченного бюджета сама по себе не показывает стоимость переданного результата. Если промежуточную готовность нельзя однозначно оценить в деньгах, её указывают отдельно и поясняют способ расчёта.

Завершённая работа может ещё ждать приёмки. Возможно, команда не передала результат заказчику или получила от него замечания. Отдельная отметка позволяет увидеть, что задерживает дальнейшее движение: сама работа, её передача или согласование результата. По общей записи «выполнено» этого не понять.

Оплату связывают с тем же контрактом, различая аванс и оплату принятого результата. Эта схема помогает управлять работой и ожиданиями; правила бухгалтерского признания выручки и налогового учёта она не определяет.

Один условный месяц в цифрах

Представим вымышленную компанию, которая подала 12 предложений на общую сумму 24 млн. рублей. Все числа ниже относятся только к этому учебному примеру. К концу рассматриваемого месяца пять заявок на 10 млн. рублей завершились без контракта, четыре на 8 млн. ещё ожидают результата, а по трём заключены контракты на 6 млн. Для простоты цена этих трёх контрактов совпадает с суммой соответствующих предложений.

Итого 5 + 4 + 3 = 12 заявок и 10 + 8 + 6 = 24 млн. рублей. Эти 24 млн. нельзя считать прогнозом выручки. Сумма включает заявки, завершившиеся без контракта, предложения с неизвестным исходом и полученные заказы. В отчёте они должны оставаться раздельными.

По заключённым контрактам на 6 млн. компания выполнила часть обязательств стоимостью 2,4 млн. рублей. Из неё заказчик принял результат на 2 млн. и оплатил 1,2 млн. Авансов, возвратов, изменения цены и спорной оценки выполненного в примере нет. Принятая часть полностью входит в выполненную, а оплаченная – в принятую.

Осталось выполнить на 6 − 2,4 = 3,6 млн. рублей. Выполнено, но ещё не принято на 2,4 − 2 = 0,4 млн. Принято, но пока не оплачено на 2 − 1,2 = 0,8 млн. Полученная оплата составляет 1,2 млн. Эти четыре непересекающиеся части дают исходную цену контрактов: 3,6 + 0,4 + 0,8 + 1,2 = 6 млн. рублей.

Если сложить цену контрактов, выполненное, принятое и оплаченное, получится 6 + 2,4 + 2 + 1,2 = 11,6 млн. Это повторный учёт частей одних заказов. Например, оплаченные 1,2 млн уже входят и в принятую сумму, и в выполненную, и в полную цену контрактов. Складывать их ещё раз нет оснований.

Какие решения принять по отчёту

По четырём заявкам на 8 млн. пока нужно следить за ожидаемыми решениями. У каждой должны быть следующее событие и срок проверки информации. Руководитель может продумать, как изменятся планы при получении этих заказов. Но обещать на их основании выполнение плана продаж рано: исходы ещё неизвестны.

По контрактам на 6 млн. задача уже другая: обеспечить исполнение оставшейся части на 3,6 млн. По выполненному результату на 0,4 млн. требуется разобраться с приёмкой. Для принятых, но не оплаченных 0,8 млн. проверяют ожидаемую дату поступления денег и выполнение предусмотренных контрактом условий оплаты. Само отсутствие оплаты на дату отчёта ещё не означает просрочку.

Пять заявок без контракта сохраняют в истории для анализа отбора закупок и результатов участия. В текущий перечень возможностей они больше не входят: эти завершённые процедуры уже не принесут компании заказов.

Как сравнивать периоды

Отчёт на дату и результат группы заявок отвечают на разные вопросы. В текущем отчёте видны все незавершённые возможности и действующие контракты. Для оценки группы берут заявки, поданные в определённый период, и отслеживают именно их судьбу. Контракт, полученный сейчас по старой заявке, нельзя незаметно приписывать новым предложениям этого месяца.

В условной группе выше четыре исхода ещё неизвестны. Поэтому число уже полученных контрактов не даёт окончательной доли успеха всей группы. А прошлую долю побед не стоит автоматически умножать на любую новую сумму заявок: состав закупок и размер отдельных заказов могут отличаться. Для прогноза нужно объяснить, почему выбранные наблюдения сопоставимы.

Когда данных для оценки вероятностей недостаточно, можно рассмотреть несколько сценариев по крупным ожидаемым заказам. Один план будет включать только заключённые контракты. Другой покажет, что потребуется изменить при получении конкретного нового заказа. Для каждого сценария заранее определяют событие, после которого план нужно пересмотреть.

На еженедельном обсуждении полезно начать с изменений с прошлого отчёта. Затем пройти заявки и контракты, по которым движения нет: уточнить причину, назначить следующее действие и срок. Так руководитель видит, где требуется его решение, а где достаточно дождаться уже известного события.