Электронный документооборот на основе программного комплекса InterBank A− A= A+

Денис ТОРОПОВ

Руководитель проектов Центра экспертиз и практик

Департамента систем электронного банковского обслуживания

компании R-StyleSoftlab

Автоматизировать цикл согласования документов в банке и регламентировать работу с ними, создать единое хранилище документов с разграничением доступа — все это позволяет универсальный электронный документооборот[1] — новый функционал на основе программного комплекса InterBank.

Два потока документооборота

Не секрет, что в банках существуют два потока документооборота — внутренний и внешний. С первым все понятно: он используется для внутренних банковских документов, не предназначенных для клиентов, и для него у кредитного учреждения, как правило, есть своя система электронного документооборота — ЭДО. А вот внешний документооборот — совсем другое дело. Предоставлять уже имеющуюся систему ЭДО в пользование всем банковским контрагентам нецелесообразно. Поэтому компания R-Style Softlab приняла решение на основе приложения «Интернет-клиент для юридических лиц» универсальный электронный документооборот, посредством которого банк сможет взаимодействовать со своими клиентами.

В кратчайшие сроки была создана и предложена рынку система ЭДО, позволяющая обрабатывать любые документы клиентов банка, включая договоры, заявки и пр. При этом модернизировать ЭДО таким образом, чтобы он поддерживал оба потока документооборота, это не составит особого труда: данный вопрос можно будет решить непосредственно на уровне внедрения.

Преимущества универсального ЭДО

Построенная на основе комплекса InterBank, универсальная система ЭДО учитывает такие аспекты банковской деятельности, как распределенная работа операционистов, возможность интеграции с другими банковскими системами, легкая масштабируемость решения. Но самым неоспоримым ее плюсом, безусловно, является поддержка средств защиты данных (электронной подписи, защищенного канала, системы разграничения прав доступа, одноразовых паролей и пр.). Использование этих средств гарантирует, что документ подлинный и не подвергался каким-либо изменениям в процессе прохождения от клиента к банку либо на любом другом этапе его существования. В нашей системе электронно-цифровая подпись и шифрование могут применяться на протяжении всего жизненного цикла документа.

Необходимость физического присутствия клиента в отделении банка, поиск бумажных документов и их согласование — все это существенно тормозит и работу банка, и клиента. С универсальной системой электронного документооборота подобные потери времени исключены: любой документ проводится в электронном виде с получением всех необходимых согласующих и разрешающих подписей, а для сортировки, поиска и фильтрации есть достаточно средств, чтобы сделать это максимально просто и быстро.

Благодаря историзации можно отслеживать состояние документа, контролировать, кто, когда и какие действия с ним совершал. К данному инструменту можно обратиться и при возникновении каких-либо конфликтных ситуаций: он поможет с максимальной эффективностью разрешить проблему.

Любая организация при внедрении системы ЭДО, как правило, сталкивается с определенными сложностями в период адаптации к ней пользователей. Если же речь идет о реализации ЭДО для взаимодействия с клиентами в банке, то сложность еще более возрастает, так как это довольно трудоемкий процесс, связанный с множеством рисков. Но пользователей InterBank такие проблемы минуют: универсальный электронный документооборот тесно интегрирован в программный комплекс InterBank, поэтому время адаптации к нему сотрудников и клиентов банка стремится к нулю. Причина проста: пользователи обучаются работе с ЭДО максимально быстро и без сопротивления, потому что их встречает уже знакомый, интуитивно понятный, дружественный интерфейс. Фрагменты окон данного интерфейса продемонстрированы на рисунках.

Вполне вероятно, что на момент внедрения системы ЭДО она будет устраивать многих. Но со временем банк будет развиваться, у него появятся новые потребности. Сможет ли система удовлетворять его в будущем? Мы подошли, пожалуй, к главному преимуществу решений R-Style Softlab: и программный комплекс InterBank в целом, и универсальная система электронного документооборота в частности позволяют банку без обращения к разработчику, по собственному усмотрению развивать функционал. Приобретая нашу систему, кредитное учреждение получает, прежде всего, IТ-конструктор. При помощи web-интерфейса банк может самостоятельно, не прибегая к программированию, а лишь средствами графического интерфейса, визуально изменить схему бизнес-процесса: откорректировать шаги в документообороте, перенастроить последовательность их выполнения, добавить ветвление документооборота, создать новую цепочку шагов. Любое подобное изменение будет ему подвластно для всех без исключения объектов системы.

Нельзя не отметить еще один положительный момент: неотъемлемой частью внедрения электронного документооборота является уменьшение потока бумажных документов. Как следствие — сокращение затрат на операционную деятельность, рост производительности труда, экономия расходных материалов, уменьшение очередей и т.д.

Система ЭДО позволяет реализовать любой жизненный цикл документа и создать сколько угодно ролей. Но следуя классическим канонам, в дистрибутиве разработчики реализовали поддержку согласующих и разрешающих ролей как на стороне клиента, так и на стороне банка.

Систему ЭДО не сложно интегрировать с любой другой системой в банке. Поэтому мы можем существенно увеличить жизненный цикл банковских документов, выведя их за рамки простого обмена с пользователем. Документ может быть выгружен в другую систему, там пройти должную обработку и вернуться обратно. Не исключен и такой вариант: инициированный в стороннем приложении документ может быть передан в нашу систему ЭДО для прохождения жизненного цикла, а затем снова выгружен в систему-источник. Все это легко настраивается с помощью визуального интерфейса InterBank.

Создание договора в банке

Отправка клиентом подготовленного документа

Работа с документом, поступившим от клиента, на стороне банка

ЭДО: варианты применения

Созданная компанией R-Style Softlab система универсального ЭДО уже прошла апробацию в одном из столичных банков, где ее решено было использовать для дистанционного подписания различных договоров и соглашений.

Документы, прошедшие через систему универсального ЭДО, имеют юридическую значимость благодаря наложению электронной подписи с обеих сторон. ЭДО позволяет значительно ускорить работу сотрудников банка с документами, а клиентам кредитного учреждения можно не тратить время на посещение отделений. Отсылать документы можно как выборочно, так и всем клиентам подразделения. Вследствие гибкости данной настройки ничто не мешает банку заключать договоры как с VIP-клиентами, где предполагается индивидуальный подход и уникальные условия, так и в массовом порядке. Состояние документа удобно отслеживать: его текущий статус отображается в режиме реального времени по мере прохождения всей цепочки жизненного цикла. Ранее заключенный договор можно расторгнуть, и это также отобразится в статусе. По каждому документу ведется история, так что в случае необходимости всегда можно узнать, какие действия с ним совершали.

***

ЭДО можно использовать по-разному: компания R-Style Softlab никак не ограничивает желания своих клиентов и готова подстроить систему под их требования. Хотите использовать функционал как классическую систему электронного документооборота? Пожалуйста! Он может даже выступать в роли электронного правительства — для предоставления государственных услуг через Интернет. Конечно, это не профиль компании, но сам факт как нельзя лучше демонстрирует широту возможностей системы универсального электронного документооборота.